Aprende cómo aumentar la asistencia de personas a tus eventos.

El paso más importante para superar los temores sobre la falta de asistencia a un evento o para aumentar la lista de invitados es reconocer que las personas realmente disfrutan asistiendo a seminarios y otros eventos bien ejecutados. Al asistir a reuniones de negocios, el participante tiene la oportunidad de adquirir nueva información e interactuar con compañeros y líderes en su campo. Pero las reuniones más exitosas van más allá de las conferencias magistrales repletas de estrellas y las presentaciones inspiradoras; crear un ambiente cálido y amigable para todos, es lo que los hace más agradables. Aquí le mostramos cómo puede planificar un evento empresarial agradable que atraerá una gran participación.

1. Crea una gran agenda

Es importante crear un programa al que valga la pena asistir. La agenda debe centrarse en un solo tema para no abrumar a los asistentes, pero debe tener la variedad suficiente para mantener el interés de los asistentes.

Por ejemplo, el siguiente programa de seminario de medio día de muestra considera las necesidades de los asistentes a la reunión, desde comidas hasta recesos y presentaciones:

• 8:00 a.m. Llegadas y desayuno.
• 8:45 a.m. Mensaje de bienvenida.
• 9:00 a.m. Ponente principal.
• 10:00 a.m. Pausa.
• 10:15 a.m. Panel de discusión.
• 11:30 a.m. Observaciones finales.

2. Ten en cuenta las fechas y horas

A pesar de la mejor agenda, los asistentes al evento tienen preferencias en cuanto a cuándo quieren asistir a dichos programas y cuándo no. En algunas industrias estacionales, a veces es una cuestión de no poder. Tenga en cuenta lo siguiente al programar fechas y horas para su evento:

• Los asistentes prefieren horarios matinales para seminarios.
• Los asistentes prefieren eventos de apreciación inmediatamente después del trabajo.
• Los martes y jueves son días de reunión populares.
• Evite tener reuniones los viernes si es posible.
• Evitar programar reuniones en días festivos y en vísperas de días festivos.
• Sea sensible a los requisitos de viaje de los asistentes para el evento.

Igualmente importante es establecer una reputación para comenzar a tiempo y terminar a tiempo, especialmente para eventos anuales o repetidos.

3. Identificar una ubicación única y conveniente

La mayoría de las reuniones de negocios se llevan a cabo en hoteles y ese tipo de lugar en sí mismo no es tan único. Puede optar por romper el molde y encontrar un lugar excelente fuera del hotel o puede reconocer que no todos los hoteles son iguales y encontrar un gran hotel. El punto principal aquí es seleccionar una ubicación donde sus invitados querrán ir. Después de todo, están haciendo un desvío de su rutina y quieren disfrutar del evento. Considere los siguientes factores:

• Seleccione un lugar que esté cerca de la mayoría de los asistentes.
• Seleccione un lugar donde los asistentes se diviertan.
• Seleccione un lugar que tenga experiencia en hospedar eventos similares

4. Compilar una lista de invitados apropiados

Las reuniones exitosas tienen un tema o mensaje específico y un público objetivo para ese mensaje. Es valioso compilar una lista de invitados que incluya a los asistentes adecuados, incluso si están clasificados en orden de importancia. Muy a menudo, los anfitriones compilarán una lista maestra de posibles invitados solo para luego abrir la reunión a las masas. Esto funcionará solo si intentas llenar asientos según el juego de números. Una conferencia necesita a una base de datos acorde, para que la tasa de respuesta afirmativa al evento sea más del 50%, intente invitar a personas de rango y experiencia similares a la reunión para lograr una mayor asistencia.

5. Invitar, invitar, invitar.

Una de las claves para lograr una gran asistencia a su evento es invitar a las personas temprano y hacer un seguimiento. Esto significa enviar recordatorios a aquellos que no han respondido y confirmaciones a quienes lo han hecho. Por lo

general, tampoco es una mala idea enviar un recordatorio del evento justo antes del evento a los invitados confirmados.

Es importante generar entusiasmo alrededor del evento. Las invitaciones impresas tradicionales son apropiadas, pero se está convirtiendo en la norma también en el correo electrónico e incluso en las redes sociales, dependiendo de su audiencia.

Pruebe este enfoque:

• Mencione el evento a los invitados que usted o su equipo conozcan personalmente antes de enviar invitaciones.
• Envíe un ‘save the date’ al inicio del proceso de planificación (en papel o electrónico).
• Envíe una invitación detallada, incluidos los puntos destacados de la agenda (en papel o en formato electrónico) con una solicitud de confirmación de asistencia.
• Envíe nuevamente la invitación detallada con una nota personalizada a amigos o conocidos (electrónicos). 
• Haga un seguimiento con los invitados confirmados uno o dos días antes del evento programado (electrónico o por teléfono).
• También puede elegir llamar formalmente a invitados y extender una invitación personal al evento.

6. No subestimes el poder de las invitaciones personales

Una invitación física, ya sea impresa o electrónica, es agradable, pero no debe considerarse como un sustituto de una invitación personalmente extendida a amigos, colegas o conocidos (a menos que, por supuesto, esté planeando un gran simposio o convención con 500 o más asistentes).

Para algunos eventos, puede ayudar a compartir esta responsabilidad. La lista de invitados de un evento a menudo se compila a partir de listas de contactos mantenidas por una variedad de personas, y las personas con las relaciones más cercanas a los invitados deben extender una invitación directa a sus propios invitados.

7. Establecer una reputación para ofrecer excelentes programas

Todos han asistido a buenas conferencias y malas conferencias. Lo mismo ocurre con los seminarios y otros eventos de apreciación. Por suerte para los planificadores de eventos, las personas disfrutan más las reuniones a las que asisten.

La clave aquí es ayudar a su cliente a establecer una reputación de ofrecer excelentes programas de negocios. Por simple que parezca, si alguien disfrutó

asistiendo a su último evento, es más probable que asista a programas futuros, y posiblemente invite a un amigo o colega.

8. Enviar comunicaciones de seguimiento y agradecer a los asistentes

Debido a que las personas asisten a reuniones para adquirir nueva información, muchos asistentes aprecian recibir folletos y materiales adicionales a los que los presentadores y otras personas dentro de su organización pueden haber mencionado. El seguimiento es una excelente oportunidad para compartir esa información y extender mensajes de agradecimiento a quienes asistieron al evento.

La nota de agradecimiento y la comunicación de seguimiento es algo que muchas organizaciones suelen pasar por alto, pero aquellas que no, obtienen los beneficios.