Organizar y celebrar un evento requiere de planificación. Ya sea que se trate de una conferencia, un seminario o un día de agradecimiento al cliente, y si tiene tres semanas para planificar o todo un año, el éxito de su evento está en los detalles. Hemos recopilado 10 consejos de planificación de eventos para tener en cuenta en su próximo evento:

1.    Decidir su público objetivo.

El primer paso, antes de hacer cualquier otra cosa, debe ser definir claramente quién es su público objetivo. A partir de esto, todas las demás decisiones caerán en su lugar. El formato, el contenido, los precios, la ubicación, etc. fluirán desde la primera decisión. Este enfoque estructurado también lo ayudará a mantenerse enfocado en alcanzar metas específicas.

2.    Haga una lista de detalles, todo lo que incluye iluminación y transporte público, contenido y refrigerios.

Cuando decides tener un evento, todo importa. Desde el contenido del programa y la iluminación hasta el transporte y el estacionamiento, todo cuenta. Y su público lo atribuirá todo a usted o a su marca.

3.    Tener un propósito comercial claro para la celebración del evento.

Antes de comenzar a planificar un evento exitoso, tenga claro por qué lo está haciendo en primer lugar. ¿Por qué? Porque cada decisión posterior debe apoyar su objetivo principal. ¿Su objetivo es crear conciencia de su empresa o de un producto en particular? ¿Ve el propósito principal como uno para desarrollar la lealtad del cliente? ¿O simplemente quiere ganar dinero (lo cual también está bien)? Y asegúrese de que el equipo esté al tanto del propósito para que todos puedan contribuir a alcanzarlo.

4.    Tenga cuidado con otros eventos de la industria a la hora de programar el suyo.

Consulte el calendario. Asegúrese de no programar su evento en o muy cerca de días festivos o vacaciones populares. Es igual de importante verificar otros eventos a los que los asistentes vayan.

5.    Sea flexible con los cambios de tamaño, ubicación y otros detalles.

A medida que entra en el proceso de planificación del evento, puede encontrar que su evento cambia de tamaño, ubicación y muchas otras formas de las que originalmente imaginó. Esto es natural y está bien siempre y cuando no pierda de vista la razón por la que está haciendo todo este trabajo en primer lugar. Es necesaria cierta flexibilidad.

6.    Conozca sus limitaciones.

Todos sabemos que el objetivo es lanzar un gran evento. Para ese fin, también tenemos que ser conscientes de lo que podemos o no podemos hacer de manera realista, ya sea en el presupuesto ... o en el tiempo. Si decide lanzar un evento dentro de una semana, planifique un asunto más íntimo. Para un gran evento, debe prepararse con varios meses de antelación.

7.    Defina buenas razones para que las personas se presenten.

Debe definir qué está haciendo en el evento que traerá a esos asistentes objetivo a la puerta. Para un producto de consumo, podría ser una fiesta con demostraciones y regalos de entretenimiento y productos. Para una multitud de negocios puede ser contenido educativo o un orador experto muy conocido y emocionante. Sea lo que sea, no pierda la conexión con el motivo por el que quiere que este público en particular se ponga a tono.

8.    Haga que un equipo de redes sociales especializado cubra su evento.

No se olvide de un equipo de redes sociales. Si bien no es imprescindible para cada evento o industria, cada vez más eventos se centran en aprovechar el poder viral de su audiencia. Si su audiencia está twitteando, creando contenido en Facebook y tomando fotos en Instagram, usted debería estar haciendo lo mismo. Necesitará un equipo entrenado para ejecutar esta labor.

9.    Deje que la reacción de la multitud sea su barómetro.

Lea a la audiencia durante el evento. Pregúnteles a las personas cómo están. Si las cosas van bien, y si no lo son, lo sabrás.

10.  Esté preparado para cualquier emergencia.

Aunque la planificación anticipada es una excelente fórmula para el éxito, nunca es suficiente. Algo inesperado siempre surge. Por lo tanto, vale la pena poner un poco de algo adicional para las circunstancias atenuantes. Esto se aplica a los arreglos de catering, requisitos de impresión, alojamiento para invitados, pronósticos meteorológicos, entretenimiento, entre otros factores.

Fuente:

Warner, Jamillah (2019). Tips For Producing A Memorable Small Business Event [Mensaje en un blog]. Recuperado de​ https://smallbiztrends.com

Jones, Margaret (2017).  Event Planning Tips to Minimize Stress & Increase Productivity [Mensaje en un blog]. Recuperado de​ https://www.eventbrite.com