En los últimos años, una de las principales tendencias ha sido el impulso hacia eventos más creativos, atractivos y experimentales.

Básicamente, lograr la logística correcta ya no es el principal desafío del planeador de eventos, crear experiencias multifacéticas para el asistente es lo que se busca. Hay algunos enfoques para lograr esto y, si bien cada uno puede trabajar solo, o en conjunto con el resto, se recomienda mezclarlo para obtener los mejores resultados.

Su audiencia: experiencias centradas en el cliente

Olvide el mantra "El contenido es lo que importa" por un minuto. ¡El público es lo que importa! Ellos están invirtiendo su dinero y tiempo valioso para asistir a su evento. Debe proporcionar el tipo de experiencia y el valor que su cliente espera.

Los números de asistencia se mantienen bastante hoy, pero esto también significa que la audiencia espera más que nunca. Los eventos deben adaptarse según lo que le importa al cliente y lo que aprende. Considere siempre dos cosas:

• ¿Quién va a asistir y por qué?
• ¿Cómo puedo cumplir, o preferiblemente superar las expectativas de mis asistentes?

Analizar la demografía y las preferencias de la audiencia es importante. Los millennials (también conocido como Generación Y) es una palabra lanzada mucho últimamente y por una buena razón. Rob Davidson lo pone en un artículo: "Las personas que determinarán el futuro diseño de las conferencias son la Generación Y, aquellas nacidas entre 1977 y 1995, que están en camino de convertirse en el grupo de edad dominante". - Rob Davidson, Director Gerente de MICE Knowledge.

Adaptar la experiencia del evento de acuerdo con la audiencia tiende a producir grandes beneficios:

• Mejora la percepción de la marca.
• Aumenta el marketing del voz a voz.
• Aumenta la asistencia a largo plazo.
• Mejora el compromiso de los asistentes.
• Aprendizaje más eficiente.

Tecnología: con licencia para participar

El impulso hacia eventos más experienciales se inspira en gran medida en las necesidades de esta nueva generación de asistentes móviles, siempre conectados, para participar y conectarse en red de una manera más natural. Aquí es donde la tecnología de eventos puede hacer una gran diferencia. Las señales de audiovisuales mejoran la efectividad de los procesos de aprendizaje, pero el móvil es ahora la parte clave de la fórmula ganadora en la forma en que brinda más oportunidades de participación.

Más allá del aspecto atractivo, los dispositivos móviles son excelentes para recopilar datos. Cuanto más sepa, mejor podrá hacerlo. Las aplicaciones móviles de hoy permiten a los planificadores de eventos recopilar y rastrear más datos que nunca.

La tecnología de eventos está ahí para proporcionar algunos beneficios clave:

• Extiende el alcance y cobertura de su evento.
• Mejora el compromiso de los asistentes.
• Acceso al seguimiento de datos en tiempo real.
• Información más detallada posterior al evento.
• Mejora el seguimiento del marketing.

Lugares: parte del juego

Los lugares ahora son parte del juego. A medida que los planificadores de eventos comienzan a buscar lugares interesantes para celebrar su próximo evento, cada vez aparecen más lugares no convencionales en el mapa. Sin embargo, todavía es una cuestión de conocer a su audiencia, porque no puede organizar un evento de negocios en una piscina. ¿O sí?

Un lugar interesante puede transformar completamente la percepción de los asistentes sobre su evento. Puede desafiar a su audiencia de varias maneras que la tecnología aún no puede lograr.

Los lugares ya se están utilizando como un elemento clave para hacer que un evento sea más memorable. Algunos de los beneficios potenciales incluyen:

• Mejora la percepción de la marca.
• Aumenta el marketing del voz a voz.
• Mejora el compromiso de los asistentes.
• Mayor valor de entretenimiento.
• Más oportunidades de trabajo en red.

Inmersión de eventos: estimula los sentidos

Los asistentes requieren un nivel diferente de estimulación e interactividad. Las experiencias multisensoriales son un enfoque relativamente nuevo para crear eventos memorables. La idea aquí es involucrar tantos sentidos como sea posible. Introducir incluso un solo sentido adicional sobre la vista y el sonido, puede ser bastante estimulante y dejar una impresión duradera en su audiencia.

Jugar con los sentidos, como reducir la capacidad de ver algo con el fin de mejorar el sentido del tacto o el olfato. Esto desafía a la audiencia a experimentar las actividades del evento de maneras nuevas y memorables y produce excelentes resultados:

• Aumenta la percepción de marca.
• Mayor valor de entretenimiento.
• Aumenta el marketing del voz a voz.

Sostenibilidad: el factor de sentirse bien

Los eventos tienden a producir mucho desperdicio. La mayoría de las personas preferiría ser parte de la solución, en lugar de ser parte del problema. Considere las prácticas ecológicas y las iniciativas de bienestar como una forma de mejorar la experiencia del evento. Te sorprendería lo positivamente que su audiencia responde a estar en un evento que se preocupa por el medio ambiente o el bienestar de la comunidad local.

Los esquemas de gestión de residuos y la restauración sostenible son solo algunos de los pasos que puede seguir para "ecologizar" su evento. Las prácticas ecológicas en realidad contribuyen a la experiencia de los asistentes y benefician a su marca:

• Mejora la percepción de la marca.
• Aumenta el marketing del voz a voz.
• Posibles reducciones de costos a largo plazo.

La mejor herramienta: mejor juntos

Somos animales sociales. Las interacciones en línea son excelentes, pero la comunicación cara a cara sigue siendo nuestra forma más natural de interactuar. Una gran experiencia de evento es aquella en la que podemos conocer a otras personas, crear nuevas oportunidades de negocio e incluso, con suerte, hacer amistades duraderas. Crear un entorno para las conexiones y reunir a las personas sigue siendo uno de los principales valores que un evento tiene para ofrecer. La tecnología de eventos está ahí para mejorar esa experiencia, no para ser el pilar principal.

¡Millennials otra vez! La generación Y en particular tiene ese impulso constante de expandir sus redes, porque lo ven como clave para crecer profesionalmente.

Entender que la industria de reuniones y eventos se está centrando más que nunca en las experiencias es una idea de la cual entusiasmarse, tanto si sólo es un planeador de eventos o un asistente a ellos, no hay barreras en la imaginación para desarrollar y llevar a cabo eventos inolvidables.

Fuente: 

Vankata (2017). Planning An Event Or Creating An Experience? [Mensaje en un blog]. Recuperado de https://weemss.com