Los eventos corporativos y los eventos especiales están cambiando, están aumentando el volumen de detalle a todo, desde la decoración hasta la participación de los asistentes. Las corporaciones de hoy están buscando experiencias nuevas para los asistentes. Desde el lugar destino del evento hasta una decoración innovadora con mucha más tecnología, las empresas están creando experiencias únicas que van más allá de lo cotidiano. A continuación 6 tendencias que se están tomando los eventos corporativos de hoy:

Lugares nuevos y únicos

Mientras los hoteles son el lugar de referencia para eventos corporativos, las nuevas ten-dencias en la planificación de eventos corporativos están optando por lugares únicos para reuniones corporativas. Hoy en día, más empresas organizan sus eventos en lugares entre-tenidos, divertidos y sobre todo únicos.

¿Por qué funciona esto?: crear una impresión duradera en los asistentes es clave para el crecimiento continuo de la asistencia y la trayectoria de la conferencia. Estos lugares únicos también crean experiencias memorables para todos, lo que resulta en un beneficio mutuo tanto para los anfitriones como para los asistentes.

Transformación de eventos

Incluso cuando las grandes empresas reserven lugares únicos para su evento, aún requieren decoración para marcar sus eventos. No sería una conferencia si sus invitados no se dan cuenta que han llegado al lugar correcto.

Las compañías de hoy, especialmente las compañías jóvenes y tecnológicas, están ele-vando la forma en que califican sus eventos con toques únicos. Además de los pendones típicos, las empresas están transformando los espacios de eventos en algo familiar y cer-cano para los invitados.

Transformar el espacio de un lugar en una experiencia corporativa, requiere de especia-listas en decoración que puedan convertir un lugar con un uso de los mejores mobiliarios, stands, accesorios que ambienten el evento y tecnología.

¿Por qué funciona esto?: una conferencia es el evento de marketing definitivo para una empresa. ya sea una conferencia de capacitación o una conferencia de ventas, las corporaciones requieren que los planificadores diseñen eventos que generen lealtad de marca. La marca efectiva de un evento fomenta el espíritu y sentido de pertenencia de los empleados, lo que se traduce en empleados más comprometidos.

Enfocarse en la participación de los asistentes.

Otra tendencia que está tomando crecimiento es la participación de los asistentes. En otras palabras, los organizadores están haciendo que los asistentes formen parte del evento. En lugar de sentarse y escuchar durante horas, los asistentes pueden participar y ser parte principal del evento con sus aportes.

El aumento de la participación de los asistentes puede generarse de varias formas. Los anfitriones de la conferencia de hoy están abandonando las diapositivas clásicas de power point y están cambiando a actividades de participación total como transmisiones en vivo, videoconferencias, participación o talleres prácticos en la audiencia, bloggers en el sitio, aplicaciones específicas para eventos, hashtags de eventos y más.

¿Por qué funciona esto?: aumentar la participación de los asistentes se traduce en mejores experiencias generales. Al ser parte del evento, es más probable que los asistentes obtengan más conocimiento y habilidades que simplemente siendo espectadores.

Eventos de alta tecnología

No es sorprendente que más organizadores estén implementando tecnología en sus eventos. Además del Wifi (imprescindible), los organizadores de eventos y los anfitriones están utilizando tecnología avanzada para crear experiencias de eventos únicas.

Si bien la presentación tradicional todavía existe, la tecnología está convirtiendo la conferencia tradicional en experiencias verdaderamente únicas. Algunos ejemplos son los siguientes:

• Aplicaciones de eventos que contienen los horarios de las presentaciones.
• Opción de comunicación y programación en la aplicación.
• Redes de medios sociales en el sitio (desde hashtags de eventos hasta feeds de Instagram)
• Quioscos o puntos de información.
• Encuestas y concursos en sitio.
• Notificaciones push personalizadas (anuncios sobre la agenda de reuniones)
• Traducción de idiomas en simultáneo.

Armado con tecnología de teléfonos inteligentes, este es sólo el comienzo de cómo la tecnología está revolucionando la conferencia corporativa tradicional.

¿Por qué funciona esto?: la tecnología proporciona una vía instantánea para que todos los asistentes estén en la misma página. ¿Taller cancelado? ¿mal tiempo? ¿Petición de menú de comidas? El uso de la tecnología permite a los organizadores de eventos comunicarse de forma fácil e instantánea con todos los asistentes, a la vez que brinda una experiencia personalizada.

Evento dirigido como comunidades

Un nuevo aspecto de la planificación de eventos corporativos es el aspecto de un evento como comunidad. En vez del típico evento de dos o tres días, los planificadores de eventos de hoy tienen que considerar hoy en día un ciclo de vida de sus eventos mucho más largo.

De hecho, el evento comienza incluso antes de que comience. Desde el registro hasta las semanas posteriores a la presentación, los anfitriones del evento deben construir una comunidad alrededor del evento. Necesitan crear emoción antes, durante y después del evento.

El mayor desafío asociado con estas comunidades conectadas es que los planificadores requieren recursos adicionales para administrar las comunidades durante el tiempo del evento. Desde el seguimiento de las menciones en las redes sociales hasta la revisión de las estadísticas de asistencia al evento y las preferencias de los asistentes, los planificadores corporativos y los anfitriones del evento deben estar preparados para construir y mantener proactivamente a la comunidad.

¿Por qué funciona esto?: en el pasado, un planificador de eventos tendría que revisar todos los acontecimientos del evento mucho después del programa para saber qué funcionó y qué no funcionó. Al crear y mantener una comunidad para su evento, los planificadores de eventos pueden contar con los entusiastas del evento para difundir la palabra y proporcionar comentarios instantáneos para garantizar que el evento se mantenga en marcha.

Local, orgánico y sostenible.

Los alimentos que se obtienen localmente se han convertido en algo común y no se irán a ningún lado pronto. Con empresas más enfocadas en la responsabilidad social, muchos eventos requieren que cada esencia del evento sea sostenible y orgánico. Desde la comida que se sirve hasta los materiales utilizados para crear la decoración y puesta en escena del evento, las empresas están utilizando los eventos como una forma de defender las causas sociales, ya sean ambientales, de salud u otras.

Los organizadores y anfitriones de la conferencia deben encontrar formas innovadoras de promover causas locales, orgánicas y sostenibles como parte del evento. Desde la decora-ción verde hasta los ingredientes de origen local, los planificadores deben entregar un mensaje de cuidado y responsabilidad.

¿Por qué funciona esto?: además de ser rentables, las empresas y sus empleados buscan ser parte de algo más grande. Esto es especialmente cierto en el caso de las empresas tecnológicas jóvenes con una gran población milenaria. Vincular en un sentido de responsabilidad social a los eventos es clave para ayudar a las empresas a confirmar su compromiso con las causas sociales.

Fuente: 

Dannen, Bonnie (2015). 6 Corporate Event Trends Revolutionizing Today's Conferences [Mensaje en un blog]. Recuperado de http://www.successfulmeetings.com