El papel de los futuros planificadores de eventos
Mientras haya eventos, los planificadores estarán disponibles para garantizar que funcionen sin problemas. Sin embargo, el panorama de reuniones y eventos corporativos está cambiando, en gran medida, por lo que el papel del organizador de eventos está evolucionando a su lado. La buena noticia es que el futuro de la planificación de eventos parece brillante para aquellos dispuestos a anticipar las tendencias que impulsan estos cambios en toda la industria.
LUGARES Y VENDEDORES
Estado actual
Los datos, la experiencia y los movimientos sociales están dando forma a las decisiones que los planificadores de eventos toman con respecto a los lugares y proveedores de sus eventos.
Actualmente, los planificadores eligen lugares en función de la capacidad, las comodidades y los mejores precios. Esta fórmula ha demostrado que no siempre conduce a los mejores resultados. El aumento de la demanda y la necesidad de wifi se ha convertido en una solicitud continua de los asistentes debido a que muchos planificadores de eventos deciden integrar las redes sociales y otra nueva tecnología de eventos en su programa. A su vez, esto ha hecho que sea difícil mantenerse dentro del presupuesto y, al mismo tiempo, poder ofrecer experiencias integradas de Internet impecables en el lugar del evento. Los asistentes y los planificadores confían tanto en el Internet que a menudo su comportamiento puede cambiar negativamente cuando no pueden compartir su emoción en un evento inmediatamente con sus amigos y familiares.
Un retraso puede reducir el volumen de lo que comparten o puede evitar que lo compartan por completo, lo que anularía gran parte de la participación planeada.
Además, los planificadores de eventos de hoy buscan ser más responsables con el medio ambiente, expertos en tecnología y más innovadores en términos de entretenimiento y experiencias atractivas para satisfacer los intereses de los asistentes.
Tomar decisiones con conciencia ambiental, como elegir lugares con certificación LEED, se está convirtiendo en una norma de la industria a medida que estas instalaciones están disponibles. Los asistentes también están cada vez más interesados en amplios programas de reciclaje y en la reducción general de los desechos de los eventos.
Elegir proveedores de eventos y proveedores que sean compatibles con estos nuevos estándares y sean capaces de ofrecer los tipos de experiencias que desea que disfruten sus asistentes puede ser difícil. Para tomar estas decisiones, más planificadores de eventos se están armando con datos para tomar decisiones informadas, así como examinar las ofertas actuales y futuras de un proveedor para decidir si las selecciona como socios proveedores.
Perspectiva del futuro
Se espera que la importancia del análisis de datos, así como las ofertas de expertos en tecnología, tanto de proveedores como de lugares, continúen siendo una fuerza impulsora para los planificadores en la selección de con quién elegir trabajar. Los proveedores y los lugares que han seguido el ritmo de las demandas de los asistentes serán visibles a través de los datos en las métricas de rendimiento y las revisiones de los asistentes. Estos indicadores clave serán evidentes para el planificador de eventos a través de la tecnología de análisis de datos, lo que permitirá que los planificadores de eventos también participen más en la negociación de personalizaciones para cada evento en función de su análisis y la demografía del evento.
TECNOLOGÍA DE EVENTOS
Estado actual
La nueva tecnología de eventos nace a diario y las opciones para los planificadores de eventos a menudo son abrumadoras. La tecnología de eventos se está utilizando actualmente como un "requisito indispensable" para facilitar el registro de la conferencia y otras funciones del evento, muchas de las cuales se capturan dentro de las aplicaciones del evento (como agendas y mapas de lugares).
Sin embargo, las tecnologías incompatibles y / o superpuestas pueden reducir la eficacia de los flujos de trabajo actuales y los sistemas existentes. Esto también podría dificultar la determinación del ROI de las tecnologías implementadas al dificultar la evaluación de qué aplicación fue efectiva para lograr el objetivo.
Otra aflicción tecnológica actual para los planificadores de eventos no involucra software, sino hardware. Administrar eventos significa administrar las herramientas que se utilizan para diseñar y analizar, pero también las tabletas utilizadas en el escritorio de registro, las pantallas utilizadas durante todo el evento, etc. Los planificadores de eventos deben tener en cuenta las limitaciones de estos dispositivos y también el manejo adecuado para la máxima funcionalidad.
Perspectiva del futuro
Predecimos que, en el futuro (y estamos viendo que sucede ahora), los titanes tecnológicos de la industria de eventos comprarán software de tecnología de eventos más pequeños y crearán catálogos completos de tecnología de eventos, diseñados para tipos específicos de eventos y conferencias. Esto permitirá que el planificador de eventos compre una plataforma que gestione cada aspecto diferente de la planificación de eventos, análisis de datos y logística sin tener que juntar softwares dispares. Como hemos visto integrar la tecnología de eventos de redes sociales, el futuro exigirá que otras herramientas de eventos digitales tomen una posición más importante en nuestra industria.
El futuro planificador de eventos tendrá mucha experiencia con el software de gestión de proyectos; Las certificaciones en softwares específicos serán potencialmente una habilidad comercializable para los planificadores de eventos. También necesitarán poder no solo utilizar estos nuevos productos de software, sino también utilizarlos para mantener habilidades organizativas impecables.
ANALÍTICA
Estado actual
Los análisis crean imágenes del desempeño del evento en áreas como la eficacia de las estrategias de marketing y compromiso. Actualmente, los planificadores confían en fuentes como encuestas posteriores al evento y tasas de registro comparativas. Estos números contienen información invaluable sobre el evento individual y cómo se realizó según las expectativas.
Sin embargo, todavía hay margen de mejora en esta área, ya que los planificadores de eventos buscan saber más sobre la experiencia de los asistentes individuales y la eficacia del marketing experimental.
Perspectiva del futuro
Si bien la encuesta posterior al evento no va a ninguna parte, los planificadores de eventos están buscando un alcance más amplio de datos para analizar posibles áreas de desarrollo y éxito.
En el futuro, los planificadores de eventos deberán ser aún más estratégicos y expertos en tecnología para comprender los problemas modernos que enfrentan y cómo usar las herramientas disponibles para resolverlos. No muy diferente de la tecnología de eventos, esperamos ver un aumento en las acreditaciones para software analítico, y para que esto sea una habilidad altamente comercializable para el planificador de eventos del futuro.
COBERTURA
Estado actual
Dondequiera que miremos, vemos que el énfasis en la participación de los asistentes hace olas en la forma en que abordamos la planificación y diseño de eventos. Dado que el nombre del juego es "mayor visibilidad", no es de extrañar que la expectativa sea no solo organizar un evento excepcional, sino alentar con gusto a los asistentes a compartir su experiencia excepcional con el mundo en las redes sociales.
La popularidad de las activaciones en vivo aumenta cada año, y los asistentes están elevando las expectativas a eventos de todos los tamaños. El planificador de eventos de hoy tiene la difícil tarea de equilibrar las expectativas al mismo tiempo que ofrece un diseño digno de Instagram y evoca la máxima participación.
Perspectiva del futuro
Las herramientas innovadoras y las soluciones de alta tecnología combinarán la resolución de problemas con las tendencias de experiencia interactiva. Los planificadores de eventos buscarán cada vez más a los asistentes para saber cómo quieren interactuar con el evento. El planificador de eventos del futuro no solo les dirá a los asistentes lo que experimentarán; en su lugar, permitirán que la audiencia conduzca el diseño del evento para seleccionar cuidadosamente la experiencia de los asistentes.
MARKETING
Estado actual
La industria está comenzando a ver cambios en la estrategia de marketing con grandes porciones de los presupuestos de eventos asignados específicamente al marketing de eventos. Dado que la visibilidad es clave, esto ejerce una gran presión sobre los planificadores de eventos para que den un paso adelante y creen planes proporcionales a estos fondos significativos.
El planificador de eventos de hoy tiene que gestionar muchos roles con tareas a menudo superpuestas. A menudo también tienen que generar contenido, dirigir las redes sociales y las campañas de marketing digital, y analizar los datos al final del evento, todo esto además de sus deberes tradicionales de diseño de eventos, logística y gestión de proveedores y lugares. Esto sucede a menudo porque conocen mejor sus eventos y, a veces, mejor que sus equipos internos de marketing.
Perspectiva del futuro
Una lista en evolución de KPI será el mejor amigo del organizador de eventos al medir sus esfuerzos y crear una imagen de rendimiento para los inversores. A medida que los planificadores de eventos continúen evolucionando para mantener un mayor control sobre el marketing de la cartera de eventos de una marca, se asegurará de que estén alineados tanto en la mensajería como en la cultura.
EN CONCLUSIÓN
El profesional de eventos moderno es responsable no solo de mantener las habilidades estándar que forman la base de su trabajo, sino también de brindar un mayor nivel de comprensión para optimizar cada sección de un evento. Con la voluntad de elevar las estrategias y utilizar las nuevas herramientas disponibles, el futuro de los eventos llevará a los planificadores en nuevas y emocionantes direcciones.