Los eventos corporativos son una forma fantástica de mostrar la marca de una empresa. Pero puede ser difícil innovar el formato de un evento corporativo cuando se requiere un cierto grado de profesionalismo. Con algunas de estas mejores prácticas a continuación, usted podrá subir el nivel de su próximo evento corporativo en poco tiempo.

Pensar fuera de la caja

Organice su evento corporativo con estas ideas diferentes a los formatos comunes para conferencias:

• Idea # 1: Conferencias

Las conferencias son un tipo de evento corporativo muy popular. Pero con precios de registro más altos, necesita llevar a cabo una experiencia que garantice la inversión. A continuación, le mostramos cómo ser creativo con este formato:

• Encuentre los mejores oradores para eventos: los asistentes a la conferencia viajarán largas distancias para ver a los conferencistas correctos.
• Deje que los asistentes elijan su propio souvenir: a la gente le encantan las cosas gratis, pero solo si es algo que realmente quieren. Un espacio en donde se pueda entregar los souvenirs de forma personalizada es una forma segura de enviarlos a casa con el mejor recuerdo que conservarán.
• Ofrezca estaciones interactivas de alimentos y bebidas: hay muchas formas de alimentar a los asistentes y sorprenderlos al mismo tiempo. Pruebe y exceda un poco lo profesional y hágalo divertido, tal vez un bar de cócteles con bebidas que puedan pedir los asistentes a su gusto, una estación de cocina donde se prepare la comida en vivo o incluso un espacio creativo para los postres.

• Idea # 2: Talleres de capacitación

Los talleres de capacitación para empleados puede ser una tarea no muy apreciada. Al igual que las asambleas escolares, muchas personas no están entusiasmadas con las reuniones obligatorias, especialmente si la capacitación es sobre un tema específico. Haga que las personas que asistan participen y hagan el taller más dinámico. Aquí hay algunas maneras de involucrar a las personas:

• Cambie el diseño de la sala: las salas de entrenamiento siempre se disponen de la misma manera: filas de mesas y sillas. Desafíe la convención y sorprenda a sus asistentes al proporcionarles mobiliarios como pufs o sofás en vez de sillas, mesas tipo bar, para que permanezcan de pie o mesas con solo unas pocas sillas para alentar a los grupos pequeños.
• Tome en cuenta los espacios para hacer networking: ya sea que un evento de capacitación sea externo o interno, brinde a las personas tiempo para conectarse entre sí.
• Convierta a los miembros de la audiencia en participantes: Fomente la participación total, incluso de asistentes tímidos. Para aquellos a quienes no les gusta hablar en grupo, considere usar aplicaciones de sondeo en tiempo real, para alentar la realización de preguntas desde dispositivos móviles.

• Idea # 3: Seminarios

Los seminarios a menudo se utilizan para mostrar la experiencia de una empresa en un tema específico o internamente para proporcionar a los empleados oportunidades de aprendizaje. También suelen permitir que la audiencia interactúe con el orador. Para mezclar las cosas en su próximo seminario corporativo, considere los siguientes consejos:

• Piense más allá de la sala del evento: a veces los mejores lugares son los que no se sienten corporativos en absoluto.
• Incorpore una actividad durante los breaks: en lugar del break habitual, considere agregar algo experimental. Por ejemplo, sesiones para hablar e interactuar junto a una fuente o espacios que hagan sentir a los asistentes cómodos, pueden energizar a los asistentes y ayudar que su cerebro se desconecte de las sesiones de aprendizaje, esto es necesario para la concentración de la audiencia cuando regresen a la sala.
• Apóyate en la tecnología: en lugar de una presentación de PowerPoint, considera cómo puedes ayudar a tus oradores a conectarse mejor con la audiencia, ya sea a través de una aplicación o redes sociales.

Actualiza tu tecnología

El mundo de las conferencias está en constante evolución con nuevas formas de sorprender a sus asistentes. Pero antes de buscar ideas de moda, asegúrese de tener primero los siguientes aspectos:

• ROI

Cuesta de seis a siete veces más adquirir nuevos asistentes que retener a los existentes. Eso significa aumentar el retorno de la inversión (ROI) de su conferencia, las estrategias de marketing rentables y un proceso de registro sencillo no son suficientes. Analizar adecuadamente los números, así como comunicarlos de manera efectiva a las personas adecuadas, es una práctica recomendada clave para la planificación de eventos corporativos.

• Entrada a la sesión

Incluso cuando no es importante limitar la entrada a una sesión, la tecnología de autoservicio proporciona datos valiosos para los organizadores que desean saber quién va a dónde. Usando brazaletes o insignias RFID, se puede rastrear automáticamente la entrada y salida de los asistentes individuales de los eventos. Esto brinda a los organizadores una imagen precisa del flujo del evento en tiempo real.

• Aplicaciones para asistentes

Las aplicaciones de eventos móviles con muchas funciones no son solo un reemplazo de los folletos impresos. Cuando se hace correctamente, ayudan a los asistentes de su evento a conectarse con personas de ideas afines, interactuar con expertos y convertirse en participantes activos en la experiencia del evento.

Esto permite a los asistentes organizar su experiencia por adelantado o en cualquier momento durante el evento, y alivia a su personal de pasar un tiempo valioso para facilitar dichos cambios.

Fuente: 

Vaccaro, Sophia (2019). Corporate Event Management Best Practices [Mensaje en un blog]. Recuperado de https://www.eventbrite.com