Decidir cuál es el mejor lugar para eventos es fundamental para el éxito general de su evento. Si bien la planificación del lugar lleva tiempo, no tiene por qué sentirse abrumadora. Los planificadores de eventos profesionales son expertos en este tema, por su experiencia y gama de opciones en el mercado. A continuación una lista que muchos profesionales usan para elegir el espacio perfecto para eventos:

Público objetivo

Cuando planifique un evento, uno de los datos más importantes que debe conocer es quiénes serán sus invitados y cuántos espera asistir. Si bien el tipo de evento informará la elección del lugar, uno de los factores limitantes más importantes para un espacio para eventos es su capacidad. Asegúrese de que conoce al menos una estimación precisa (puede ser un rango) del número de invitados, ya que esto limitará de inmediato las opciones del lugar a escoger. También debe considerar su audiencia. Asegúrese de que el lugar refleje no solo el evento en sí, sino también los gustos y expectativas de los invitados.

Fechas del evento

Consulte su calendario porque el tiempo influirá en muchas decisiones, incluyendo el lugar de su elección. Después de hacer su lista de invitados, la fecha de su evento será el siguiente factor limitante. Dependiendo del tipo de evento que esté planificando, es posible que tenga que ser flexible con la fecha de su evento para obtener el lugar que desea o tendrá que ser flexible con su elección de lugar para obtener la fecha que desea. Aquí hay algunas preguntas a considerar:

• ¿Cuándo es más probable que sus invitados estén disponibles para asistir según sus horarios?
• ¿Qué lugares tienen espacio apropiado y disponible para esos tiempos?
• ¿Cuándo es el mejor momento para que su equipo directivo realice el evento?

Calcule su presupuesto

Con un presupuesto abierto, cualquiera puede planificar un gran evento y tener una selección infinita de opciones de lugares. Pero lo más probable es que sus recursos financieros sean limitados, y debe tener en cuenta desde el principio cuáles son sus limitaciones financieras, incluso si el presupuesto de su evento es simplemente un cálculo aproximado o un rango. Un planificador de eventos siempre puede planear un gran evento dentro de un presupuesto razonable.

Algunas preguntas que debería hacerse son:

• ¿Los lugares se encuentran dentro de los parámetros de su presupuesto para gastos de espacio, técnicos y de catering?
• ¿Ha negociado una tarifa favorable para los servicios y ha demostrado el valor de su rol?
• ¿Ha permitido flexibilidad en su presupuesto en caso de que los gastos de la línea de pedido excedan el plan?

Investigue diferentes locaciones y escenarios

Una vez que se reducen los números de la lista de invitados y las posibles fechas de eventos, es importante identificar los lugares donde se podría celebrar el evento. Los hoteles y centros de conferencias son algunos de los espacios de eventos más populares para eventos corporativos y recepciones de bodas, pero no son las únicas opciones.

Este es un momento para ser creativo y considerar lo siguiente:

• Basado en el tema de su reunión, ¿cuáles son los 3 mejores lugares que vienen a su mente?
• ¿Dónde preferirían sus invitados asistir a esta reunión?
• ¿Qué será más conveniente para sus invitados?
• Aparte de un hotel, ¿qué ubicaciones inesperadas podrían aumentar la tasa de asistencia al evento?

Encuentre el espacio correcto

El lugar que elija debe tener un espacio apropiado para el tipo de evento que está planeando.

• ¿Tu evento requerirá una pista de baile?
• ¿Qué pasa con el podio de un orador o la pantalla de un proyector?
• ¿Qué tipo de configuración de mesas necesita?
• Además de considerar este tipo de preguntas, a continuación, se presentan algunas de las principales preguntas de planificación de lugares:
• ¿El lugar del evento cumple con los criterios especiales de su programa o evento?
• ¿Puede el lugar adaptarse a su producción, entretenimiento, sonido y otras necesidades técnicas?
• ¿La condición de la instalación refleja los altos estándares de su organización?

Conozca los servicios que ofrece el lugar y sus restricciones

Además de encontrar el espacio adecuado para su evento, asegúrese de conocer los tipos de servicios ofrecidos por el lugar y decidir su valor para su evento.

Algunas preguntas para hacer incluyen:

• ¿Este lugar ofrece buenas opciones de estacionamiento o servicio de valet?
• ¿Este lugar ofrece seguridad?
• ¿Este lugar ofrece servicios adicionales como catering, arreglos florales, alquiler de ropa y mesas, etc.?
• ¿Este lugar tiene un equipo de instalación y limpieza?
• ¿Este lugar tiene mínimos de comida y bebida?

Considere la reputación del lugar

La reputación de un lugar por el servicio es clave. Esta es a menudo la diferencia entre celebrar un buen evento y producir un gran evento. La forma en que un lugar gestiona sus instalaciones, personal y clientes siempre será recordada. Para tener una idea del valor de reputación de un local, considere estas preguntas:

• ¿Cuál es la permanencia del gerente de la conferencia, el gerente de catering o el chef ejecutivo?
• ¿La administración lo tratará como a un cliente VIP o solo como uno de varios programas?
• ¿Cuánta flexibilidad está dispuesta a ofrecerle el lugar?
• ¿Tienen testimonios o reseñas disponibles?
• ¿El local ofrece fotografías de eventos similares a los suyos?

Programe una visita

A menos que la logística y el tiempo lo impidan, cada organizador de eventos debe realizar una inspección del sitio antes de contratar cualquier lugar. Las imágenes pueden ser extremadamente útiles, pero hay muchos aspectos que solo se pueden evaluar en persona. Solicite un recorrido por el lugar que incluya todo, desde el estacionamiento hasta la entrada y desde el espacio para eventos hasta los baños. No te arrepentirás de hacer esto.

Incorpore las preferencias del cliente

Los planificadores de eventos deben presentar sus recomendaciones de lugar a su cliente (ya sea un cliente interno como los ejecutivos o la gerencia de la compañía o un cliente externo) y obtener aprobaciones.

La única pregunta que debe hacerse con respecto al cliente durante la fase de planificación del lugar es: ¿el cliente aprobará la(s) recomendación(es)? Para poder responder a esa pregunta con cierta confianza, debe asegurarse de que comprende las expectativas y preferencias del cliente desde el principio.

Fuente:

Hard, Rob (2018). An Event Planner's Guide to Venue Planning [Mensaje en un blog]. Recuperado de​ https://www.thebalancesmb.com